Одмор: како да се не претворим у „одвезеног коња“
Успоставите компетентан одмор за време радног дана и после радног времена. На пример, 5 минута сваког сата.
Током одмора одвратите пажњу да побољшате снагу. Уместо да сурфате Интернетом, прошетајте или урадите неке вежбе.
Учините лењо креативност. Током периода лењости, напуните мозак информацијама о важној креативној теми за вас и будите 100% лени, не покушавајући да решавате проблеме и не вас муче кајање.
Повећајте ефикасност спавања тако што ћете заспати и пробудити се у складу са режимом и оптимизирати његово трајање. Наш сан се састоји од неколико циклуса који трају 1-1,5 сати. Када је време спавања вишеструко дуже од циклуса, буђење је много лакше. Пре одласка у кревет, прозрачите собу, немојте се мучити и испразнити мозак од дневних брига - прошетајте или прочитајте уметничку књигу.
Користите микро-сан током радног дана. Људски биоритми имају два успона и падова током дана. Први пад се дешава око 13-15 сати, други - увече. Ако одмарате 10-15 минута током прве рецесије, посао ће ићи много ефикасније.
Мотивација: како се носити са непријатним задацима
Да бисте брзо завршили сложене и непријатне задатке, научите да их прилагођавате помоћу „сидра“, материјалних веза - музике, боја, ритуала. Али не користите „сидро“ повезано с радом на одмору.
Користите „методу швајцарског сира“ - задатак обављајте не логичним редоследом, већ произвољно. Након неког времена у „сиру“ се формира толико рупа да ће их бити врло лако „појести“.
Раздвојите задатак на неколико делова и охрабрујте се попуњавањем једног дела. Једите барем једну "жабу" дневно - довршите једноставан, али неугодан задатак. Обично се такви задаци накупљају и постају проблем. Ако се одлучите за једно од њих сваког јутра, брзо ће завршити и пружити добро расположење током целог дана.
Сломите „слонове“ (велике задатке) на „одреске“ (делове). Ако је задатак огроман и немогућ, поделите га на изведиве делове. Измерите време проведено на обављању задатака слона. Фиксација квантитативног показатеља гура особу на акцију.
„Спалите бродове“ - створите ситуацију када је немогуће одбити ниједан задатак. Овакве ситуације омогућавају неким типовима људи да раде ефикасније.
Држите табелу дневних послова и бележите завршене задатке. Превелике разлике у било којој ствари покренуће вам аларм и приморати вас да учините неопходно.
Направите пинарик календар. На горњој линији напишите године које сте живели, у дну - будућност, а у редове табеле - дане месецима. Сваког јутра, на посао, прецртајте половину дана. Увече - друго полувреме. Ово ће вам помоћи да осетите пролазак времена.
Циљеви: како приближити снове стварности
Дефинишите мисију, артикулирајте личне вриједности и поставите дугорочне циљеве. Уместо "реактивног" приступа - реакције на спољне околности, користите "проактиван" - градите свој живот онако како желите, активно утичите на догађаје.
Да бисте одредили своје циљеве, замислите како желите да видите свој дан за неколико година. Покушајте да се решите наметнутих марака - скупих аутомобила, сатова и других атрибута - ако нису за вас права вредност.
Дефинисање вредности помоћи ће "мемоару". Запишите у њему главне догађаје у животу. „Мемоир“ ће вам омогућити да направите листу кључних вредности и подстаћиће вас да сваки дан проведете неколико минута у вези са питањем главног.
Формирајте личну мисију у облику епитафа. Шта ће се у свету променити и остати после вас када све буде готово?
Потражите свој позив. Ако можемо променити мисију, тада позив није. Позив је када схватите да, осим вас, нико неће узети ову колица. То може бити не само револуционарно откриће, већ и једноставан животни задатак.
Идентификујте 5-7 кључних области вашег живота како бисте видели општу структуру и успоставили хармонију различитих активности. Мапа кључних подручја изгледа као дрво. Уместо хаоса ситних дјела, постоје чисте гране с лишним дјелима.
Графикон животних циљева за кључна подручја и наредне године да бисте пратили куда и како се крећете. Понекад је тешко схватити шта желите, али боље је учинити малу грешку и накнадно прилагодити планове него схватити након година што је време прошло и ништа није постигнуто.
Најближе и најразумљивије циљеве учините мерљивим СМАРТ техником:
- Специфичан - специфичан
- Молакшљив - мерљив
- Аподесив - доступан
- Реалистички - релевантно
- Тиме-везано - временски ограничено
Јасно дефинишите шта желите и у којем временском оквиру, а затим то изразите у новчаном облику.
Радни дан: како то организовати у свету који се брзо креће
Контекстуално и средњорочно планирање према методи „Дан - недеља“ помоћи ће вам да увек испуните своје рокове.
Задаци које је тешко везати за одређено вријеме, прикладан контекстуални приступ. За сваки такав задатак направите засебну страницу дневника или категорију задатака у компјутеризованом систему планирања.
За тимски рад погодни су контекстуални планови за планирање, где су пројекти наведени у редовима, а чланови тима у ступцима. На њиховом пресеку наведени су задаци. Менаџер ће одмах видети задатке за које је подређени одговоран и питања о којима је потребно разговарати.
Задаци са крајњим роком ефикасније се планирају за годину, недељу и дан, поштујући правила за померање задатака између секција. Увече, када планирате следећи дан, приказује се одељак „Недеља“. Све релевантно преноси се у одељак „Дан“. Када планирате следећу недељу, приказује се одељак „Година“.
Овај приступ вам омогућава да се не гурате у тијесан оквир и осигурава вам да се жељени задатак памти током прегледавања одељка „Година“ и „Недеља“.
Одељак „Седмица“ може се допунити следећим алатима за планирање.
- Списак задатака за наредних неколико недеља на посебној страници дневника.
- Списак задатака на налепницама у посебном одељку дневника. Свакодневно гледајући овај одељак, у дневнику пренесите налепнице са „зрелим“ задацима наредног дана.
- Преглед распореда редовних задатака.
- Одбор за планирање са задацима за наредних неколико недеља.
- Планирање са списком „флексибилних“ задатака за недељу дана поред „круте“ временске решетке или картице са „флексибилним“ задацима.
Одељак „дугорочни“ је „стратешки картон“ са списком кључних циљева за наредних шест месеци до годину дана. Може да садржи:
- план кључних догађаја за годину;
- рокови за кључне пројекте;
- списак малих задатака са дугим роком који нису спадали у контекстуалне одељке дневника;
- распоред рођендана, незаборавне датуме итд.
Слично принципу „Дан - недеља“ можете организовати рад запослених на платном одбору. Да бисте то учинили, наведите запослене у ступцима, хоризонте планирања у редовима и задатке на њиховом пресеку.
За контролу рутинских задатака корисна је табела, у редовима којих су та питања наведена, а у колонама - време за које је потребно да се попуне. На раскрсницама се примећују извршена и поништена дела. Прескакање таквог задатка не игра велику улогу, али велики број прескока ће одмах постати приметан.
Да бисте испунили дугорочне задатке, одредите колико времена у њима ћете дневно потрошити и унесите их у недељни план.Да бисте то учинили, узмите укупну количину посла, продуктивност рада и израчунајте колико ћете времена потрошити на задатак. Затим поделите ово време на делове и имплементирајте их у седмични план.
Планирање: како испунити рокове
Успоставите лични систем планирања радног дана користећи „тешке“ и „флексибилне“ задатке. Допустите 10 минута да створите комплетну слику задатака за дан. План дана мора бити прикупљен на једном месту и мора бити писмено. Одаберите формат и медијум по вашој жељи. Главна ствар је да га стварно волиш и да му се желиш вратити.
Током дана прилагодите план према потреби. Направљени план није догма, потребан је за променљиве ситуације.
Набавите „стратешку картицу“ са кључним дугорочним циљевима. На истом листу можете написати задатке који нису везани за одређени дан, тако да су увек пред вашим очима; води листу тренутних контаката; написати „теме за размишљање“ итд.
У дану, одвојите „тешке“, „флексибилне“ и „буџетске“ задатке.
- "Тешко" - везано за одређени тренутак.
- „Флексибилан“ - није везан за тачно време.
- „Буџетски“ - велики и важни задаци, дуготрајни, који немају строге рокове.
Планирајте напорне, затим прорачунске, а затим флексибилне задатке.
Означите 2-3 приоритетна задатка на листи и почните да радите са њима. Приоритетни случајеви укључују хитно и надгледање рада подређених. Извођење задатака овим редоследом омогућиће вам да обављате најважније ствари, чак и ако неки мање приоритетни задаци остану неиспуњени.
Планирајте тешке састанке са резервом времена. Координирајте са партнерима тачност којом морате да дођете на састанак.
Набавите залихе вишка информација у случају да све пође по злу. Тако ћете уштедети време ако вас партнер не упозна, снимљени мобилни телефон неће бити доступан, а на аеродрому ноћу неће бити ниједног таксија.
Приоритети: како уклонити вишак и пронаћи времена за главно
Научите да филтрирате непотребне ствари и означите кључне задатке. Проширите свој арсенал „стратегија напуштања“ како бисте очистили свој живот непотребних ствари. Научите друге на чврсто „не“ без објашњења.
Користите "здраве глупости" и одложите непотребне послове што је дуже могуће. Често једноставно не долази до њихове примене.
Купите време ангажујући професионалце. У исто време, не можете да запослите сталне помоћнике, већ се ограничите на једнократне услуге.
Када дајете задатке подређенима, немојте их оптерећивати обавезом да вас подсећају на њих. Креирајте преглед задатака сами и пратите њихову примену.
Користите пондерисане процене да бисте одредили приоритете задатака. Дефинишите критеријуме и значај сваког од њих тако да укупно дају 100%. Затим оцените задатак према сваком од критеријума, множите процене по значају, додајте и добили сте коначну оцену. Затим сортирајте задатке према овим проценама.
Информације: како контролисати креативни хаос
Уведите технике филтрирања, складиштења и кретања на мрежи како бисте своје податке држали под контролом.
Чешће се враћајте кључним информацијама - напишите бројеве страница, мисли, правите фотокопије, цртајте дијаграме.
Искористите своје знање у пракси и тек онда почните да читате следећу књигу.
Поставите приоритет вашем процесу читања - боље је пажљиво прочитати неколико кључних поглавља него површно проћи кроз читаву књигу.
Филтрирајте смеће од информација које сте добили из медија - покушајте добити само оне информације које су вам потребне. Снимајте програме и гледајте их у погодно време и без рекламирања, проводите мање времена испред телевизора или интернета.
Користите е-пошту за коју није потребно присуство на мрежи. Можете да пишете, а прималац је писмо прочитао у погодно време.
Савладајте методу слепог штампања са десет прстију - почећете брзо да пишете и штедите много времена.
Искључите обавештење о новој пошти, што вас одвлачи од текућих послова. Проверите своју пошту 3-4 пута дневно. Договорите се са колегама о јасном времену инспекције. Подесите аутоматско сортирање е-поште и обратите пажњу редоследом приоритета.
Користите директоријуме е-поште као алат за контролу дана и недеље. Расподелите слова у тематске мапе и оставите у „Инбок“ не више од 15-20 најважнијих порука.
„Растите“ редослед у документацији методом ограниченог хаоса:
- Направите "место хаоса" - улазни погон, где се чувају сви документи.
- Очистите „место хаоса“ одабиром најпознатијих врста докумената и „место реда“ ће почети да се формира у близини места хаоса.
Набави досије мисли. Акумулиране мисли могу се комбиновати једна с другом и створити нове. Док развијате било које идеје, означите их у засебним правцима.
Организовати информативни простор у складу са структуром људске пажње. Свест може да ради само са једним предметом, а подсвест - са 5-9, подсвест - с бесконачном количином. Ако нешто приближите центру своје пажње, будите сигурни да ћете нешто одмакнути од ње. Ово ће оптимално потрошити вашу пажњу.
На радној површини изаберите област за 5–9 главних тренутних задатака, улазне и одлазне погоне, контекстуалне ладице и контролне ладице помоћу методе Дан - недеља. На крају радног дана уредите документе са одлазне вожње у тематске мапе.
Апсорберти: како пронаћи резерве времена
Користите технике откривања апсорбера да бисте искористили резерве времена. Пратите своје време 2-3 недеље да бисте разумели на шта га трошите. Отприлике једном на сат, бележите све случајеве са тачношћу од 5-10 минута. Означите мале одморе са квачицама на маргинама.
Формирајте 2-3 квантитативна показатеља ефикасности и пратите их у динамици. Чим покренете визуелно фиксирање квантитативног показатеља, почеће да се мења на боље.
Периодично понављајте време да бисте остали „у доброј форми“ и на време исправили искривљења у вашем личном временском буџету.
Типична резерва је време путовања. Испуните превоз и време путовања активностима које су корисне за вас.
Имати план за вишу техничку силу. Компјутер се покварио - направите оно за што нисте имали довољно времена. Обавезно направите сигурносну копију важних података.
Одржавајте састанке ефикасније:
- Дефинишите формат састанка и не мешајте различите формате у једном састанку.
- Одредите круг учесника, вођу који води дискусију и доносиоца одлука и секретара који саставља записник;
- направити списак питања за дискусију;
- одредити трајање састанка и одредити особу одговорну за то време
- организују ситуацију, опрему и дистрибуцију информативног материјала;
- сва питања о којима се расправљало на састанку, представљена у облику дијаграма;
- забиљежите и пошаљите донијете одлуке како бисте им се могли вратити на сљедећем састанку.
Имајте на уму да систем управљања временом захтева стално унапређење.
„ТМ-Бациллус“: како пренети ТМ-идеју другима
Нећемо постићи 100% ефикасност ако не координирамо своје лично управљање временом са људима око нас. Донесите "ТМ-Бациллус" другима како би паметно користили вријеме. Израчунајте цену свог времена и борите се за то не мање ригидно него за новац.
Нудите ТМ идеје свом менаџеру, покажите њихову корисност за пословање, а не за вас удобност. Започните с алатима који су корисном и јефтином за кухара. Замислите их „на делу“, а не теоретски. Ваша идеја би требала доћи до главе главе саме - то ће олакшати њено усвајање.
Уверити подређене у ефикасност управљања временом личним примером. Мотивисати његову употребу - запослени морају схватити зашто је потребно време и њиме се може управљати. Редовно нудите нову опрему.
Примените ТМ технологију постепено користећи најмање алата. Осмислите једноставну и брзу шаргарепу и штапиће. Испробајте технике на једном запосленом или јединици тако да сви виде праве предности и недостатке.
За спровођење управљања временом у личним везама, научите да се преговарате. Не покушавајте да партнерима намећете преференције, тражите компромисе који вам омогућавају да водите рачуна о укусима обе стране.
Узмите времена да обновите енергију и перформансе. Очигледно за вас понекад није тако за другу особу, зато јасно објасните или запишите принципе односа.
Понудите деци управљање временом у облику игре, развијајући „проактиван“ приступ животу у њима.
ТМ манифест: од инструмента до идеологије
Примена техника управљања временом без разумевања идеологије омогућиће вам да користите само мали део њихових могућности. Али разумејући идеологију ТМ, научићете како да управљате својим личним временом и пређете на нови ниво.
Управљање временом је систем на више нивоа који може променити вредности неке особе. Од техничког управљања временом, прећи ћете на размишљање о својим циљевима и приоритетима.
Аксиоми управљања временом:
- увек имате слободу избора;
- само сте ви одговорни за своје поступке и изборе;
- без сталног развоја ви сте само амеба.
Чак и мале акције мењају свет на боље. Развијајте се, крећите се, никада не престаните.