Помозите читаоцу - да своје мисли структуира у облику пирамиде
Приликом припреме документа многи представљају његов будући садржај, али немају конкретан план - шта рећи и како га формулисати. Тек почињу да пишу у нади да ће се структура сама појавити. Резултат је погрешна приповест коју ће читалац морати да разуме.
Разлог преферира редослед. Чак распоређује случајне податке одређеним редоследом.
Пример. Стари Грци су у звезданим групама видели фигуре животиња, а не промискуитетне тачке.
Док чита, особа аутоматски покушава да распореди информације у облику пирамиде, чија је основа оправдање и аргументи који потврђују закључке. У овом облику читачу је лакше „варење“ информација.
Пример. „Седишта су била хладна. Скоро да сам се свађао. Италија је изгубила. Била је то заиста грозна фудбалска утакмица. " Таква „прича“ је врло лоше структурирана, јер је кључна идеја назначена тек на крају.
Према структури пирамиде, прво се уводи генерализација, а затим даје аргументација. Горња прича лакше је разумјети ако је другачије структурирате.
Пример. "Била је то заиста ужасна фудбалска утакмица: хладна седишта, умало сам се посвађао, а Италија је изгубила."
Групирајте сличне идеје и затим сваку групу изразите једном реченицом
Када конструишете пирамиду, користите приступ одоздо према горе: прво наведите све тезе, групирајући оне које воде до истог закључка. Затим сваку групу изразите једном реченицом. Свака таква генерализација је врх пирамиде.
Поновите поступак за преостале групе. Као резултат, главна идеја целог документа биће изражена у једној реченици. Ваша пирамида је спремна.
Пример. Тезе „наша база купаца расте“, „сваки купац купује више“ и „повећали смо цене“ могу се изразити једном реченицом: „наша продаја расте“. Затим ову генерализацију можете груписати са другима, на пример, „наши фиксни трошкови су смањени“ и „наши променљиви трошкови су смањени“, а ову нову групу изразите општом реченицом: „наши приходи расту“.
Груписање и сумирање је једноставно, али морате се придржавати основних правила:
- Свака мисао изражена пирамидом треба да буде кратак опис груписаних теза. Никада немојте користити бесмислене генерализације попут "три су разлога за улазак на аустријско тржиште." Ово је додатна писма, јер се аутор није потрудио да читаоца генералише из три разлога.
- Сажеци у било којој групи требају бити логички слични и на истом нивоу апстракције. Односно, група се не може састојати од „јабука“, „воћа“ и „стола“: јабука и сто су логично слични, а „воће“ је апстрактан појам који се односи на виши ниво пирамиде.
Образложење: Направите закључке из ланца података користећи дедукцију
Свака генерализација у пирамиди требало би да постави питање код читалаца, одговор на који ће се дати касније. Одговор је формулисан методом дедукције.
Одбитак је процес образложења у којем се закључци извлаче из претпоставки.
Пример. Из претпоставки "сви су људи смртни" и "Гољат је човек", произилази да је "Гољат смртни." Тада можете сумирати читав процес дедуктивног резоновања: "Голијат је човек, он је смртник."
За препоруке користите обрнути редослед одбитка.
Пример. „Морамо ангажовати кандидата који може да чита. Кандидат А може да чита. Стога морамо ангажовати кандидата А. " Дакле, налог претпоставке-претпоставке-закључка прикрива главне информације до краја.Препоруке обично имају користи обрнутим редоследом: „Морамо ангажовати кандидата А, јер нам треба неко ко уме да чита, али и он може.“
Упркос чињеници да је дедуктивно резоновање израван и природан процес, не би га требало користити у сложеној аргументацији, где је потребно неколико нивоа оправдања да би се потврдиле претпоставке.
Ако покушате да оправдање закључка сложеног документа оправдањем одбијете, прва претпоставка ће вероватно имати неколико нивоа оправдања кроз које ће читалац морати да се "пробије" да би приступио другој претпоставци. Веома је тешко пратити ову логику.
Образложење: извлачењем закључака из групе сличних теза
Ако се генерализација у пирамиди не може потврдити дедукцијом, користите креативнији облик образложења - индукцију. Индукција изводи закључак из скупа идеја, у извесном смислу сличних.
Пример. Закључак „Ајнштајн је био гениј“ потврђују такве генерализације као што су „проучавао теорију релативности“, „проучавао гравитацију“ и „проучавао космолошку константу“.
У индукцији, логички поредак аргумената није тако очигледан као код дедукције. Да би идеја била интуитивна за читаоца, редослед би требао бити одређен на основу груписања. Ако сте груписали делове целине, на пример, одељења предузећа, распоредите их на основу њихове структуре, слично као и структура организације.
Користите принцип МЕЦЕ (принцип међусобно искључивих, заједничких исцрпних одредби). Односно, поделе компаније неће дуплирати функције у неколико одељења, али истовремено ће делови комбиновани заједно описати организацију без ичега изгубити.
Ако се групирање састоји од препорука, распоредите их хронолошким редоследом, почевши од прве.
Пример. Када сумирате „Унајмите новог асистента“, редослед груписања: „Поставите слободно место, позовите кандидате на интервју и донесете одлуку о запошљавању“.
Ако сте класификовали елементе на основу одређених заједничких карактеристика, распоредите их према нивоу карактеристика у сваком елементу.
Да бисте дали препоруке, приступе проблему са систематског становишта и визуелизујте га користећи логична стабла
Пословна документа често пружају препоруке за решавање проблема. Користите непосредан поступак решавања проблема да бисте дали препоруке.
1. Препознајте проблем на јасан, мерљив начин.
Пример. „Фабрика губи три сата радног времена сваког дана; како се то може избећи? "
2. Сазнајте тачно у чему је проблем.
Пример. "Проблем није у људима или сировинама, већ у опреми: он се распада сваки дан."
3. Копајте дубље - сазнајте због чега проблем постоји.
Пример. „Полазници нису правилно обучени.“ Ово вам омогућава да идентификујете радње за решавање проблема. На пример, „одредите одговорне учитеље или позовите спољне учитеље“.
Да бисте решили проблем, можете га визуелизовати помоћу логичког стабла. Логично стабло је поједностављени дијаграм веза које се гранају с леве на десно.
Пример. Стабло профита: реч „Профит“ формира дебло стабла и дели се на две гране: „Продаја“ и „Трошкови“. "Расходи" се гранају на "Константно" и "Променљиве"
На крају ће дрво бити толико детаљно да ће проблеми и њихови извори постати очигледни. У овом примеру можете разумети да се профит смањује због растућих трошкова за одређени материјал.
Препоручите структуру на основу резултата који можете постићи
Пронашли сте решење за проблем читалаца. Сада га требате уверити да предузме акцију. Дајте препоруке што је убједније могуће.
Дајући препоруку, дајете приједлог акције која има за циљ постизање жељеног резултата.Групните акције засноване на резултату којем тежите да постигнете и опишите га да бисте касније схватили да ли је постигнут.
Пример. Читалац жели да повећа њихов профит.
Лоше структуриране препоруке изгледају овако:
1. Индикатори студије:
- продуктивност биљака;
- задовољство купаца.
2. Чешће спроводите обуку:
- особље постројења;
- продајно особље.
Постоје два главна проблема у таквој структури: прво, иако груписане акције имају спољну сличност, оне имају за циљ постизање различитих резултата; друго, жељени резултати морају бити детаљно описани како би се касније пресудило да ли су постигнути.
Дакле, следећа структура је јаснија и убедљивија:
1. Повећање продаје у наредном кварталу за 5%:
- испитати задовољство купаца;
- Учите свог продајног тима чешће.
2. Смањење трошкова производње за 2% у наредном кварталу:
- проучити продуктивност биљака;
- Учите особље биљке чешће.
Акције су сада груписане на основу жељених резултата. Након тога, лако се може просудити да ли су циљеви заиста постигнути.
Користите увод да бисте упознали читатеља са кључним тачкама у документу у првих 30 секунди читања.
Сваки документ треба да започне кратким уводом како би подстакао интерес читалаца и поставио фазу за решавање проблема.
Најлакши начин да побудите интересовање читалаца и помогне му да се фокусира на документ је представити увод у облику приче. Започните с описом ситуације (тренутно стање), идентифицирајте проблем и на крају предложите рјешење.
Пример. Ситуација - „АргонЕк разматра улагање у нове руднике у Аустрији.“ Проблем: „Тешко је АргонЕк ући на ново тржиште.“ Да би се читалац могао лако сложити са вашим изјавама, и ситуација и сложеност му требају бити познате.
Проблем треба да створи читаоца питања попут "Шта треба учинити?". Главни текст документа садржи детаљан одговор на ово питање, али у првих 30 секунди читања требало би да се развије општа идеја вашег мишљења.
У уводу ћете изразити главну реч, као и најважније аргументе:
Пример. „(Врхунци) АргонЕк може ући на аустријско тржиште куповином постојећег учесника на тржишту, јер (1) рударске дозволе се ретко издају страним компанијама, (2) локалне рударске компаније се јефтино продају, и (3) конкуренти су претрпели велике губитке у сличним ситуацијама покушавајући да делују сами. "
Користите заглавља и форматирање да бисте демонстрирали структуру пирамиде.
Да бисте читаоца водили кроз структуру пирамиде, прво је демонстрирајте. Најпопуларнија метода су наслови који указују на нивое и групе идеја. Одломке користите за наглашавање нивоа пирамиде, а децимални бројеви се такође често додају (1, 1.1, 1.1.1). Пример:
Име документа
Овде пишу увод и наводе главни аргумент, као и главне идеје одељка.
1. Први одељак
Увек замислите било коју групу наслова и кључних тачака.
1.1. Први пододјељак
Идеја овог потпоглавља је подржана следећим нумерисаним параграфима.
1.1.1. Потврђује идеју првог пододељка
1.1.2. Потврђује идеју првог пододељка
1.2. Други пододјељак
2. Други одељак
2.1. Први пододјељак
2.2. Други пододјељак
Читаоци у правилу читају наслове течно, стога није потребно у њих улагати главну идеју. Нека буду кратке, изражавајући суштину дела. Када се употреба наслова чини превише формалним, покушајте да нагласите главне тачке, аргументе итд. У тексту.
У врло кратким порукама увлачење је најприкладнији начин преношења једноставне структуре. Пример:
За позив у понедељак, потребни су ми следећи подаци за Јапан:
- Обим продаје
- Трошкови
- Трендови на тржишту
Користите јасне прелазе између група аргумената како читалац не би изгубио нит
Чак је и најлогичнија структура пирамиде бескорисна ако је читалац не држи корак са њом. Прелазећи између секција и потпоглавља читалац мора знати када се транзиција догоди. Један од начина је да се на почетку новог одељка наведу главни закључци претходног.
Пример. Ако у последњем поглављу постоји генерализација „АргонЕк има превише залиха“, следеће поглавље о логистици може се покренути на следећи начин: „Поред превише залиха, АргонЕк-ови логистички процеси су неефикасни“ Тако ће читалац разумети да сте прешли на нови подсегмент пирамиде.
Ако је поглавље посебно дуго и сложено, пре него што наставите, употпуните га кратким сажетком главних тачака.
Ако се документ састоји од препорука, можете га закључити једноставним и практичним одељком „Даљње акције“.
Најважнија ствар
Темељито структуирајте своје мисли пре него што почнете да пишете.
Како ефикасно структурирати идеје
- Помозите читаоцу - да изгради мисли у облику пирамиде;
- Групирајте сличне идеје, а затим сваку групу изразите у једној реченици;
- Образложење: извући закључке из ланца података користећи методу одбитка;
- Образложење: извлачењем закључака из групе сличних тачака.
Како давати корисне препоруке
- Приступите проблему са систематског становишта и визуализујте га уз помоћ логичких стабала;
- Саставите своје препоруке на основу резултата који можете постићи са њима.
Како изразити жељену структуру речима
- Користите увод да бисте читаоцу рекли о кључним тачкама у првих 30 секунди читања;
- Користите заглавља и форматирање да бисте демонстрирали структуру пирамиде;
- Користите јасне прелазе између група аргумената како читалац не би изгубио нит.